انتخاب دستگاه کپی
قبل از نکات انتخاب دستگاه کپی نخست انواع دستگاه کپی را بشناسیم. قبلا تفاوت زیادی بین پرینتر و دستگاه کپی وجود داشت اما امروزه بیشتر پرینترهای دفتری دیجیتال هستند و چندین کار را همراه هم انجام می دهند. اینگونه دستگاه ها می توانند اسکن کنند، از سند موجود کپی بگیرند، پرینت بگیرند، فکسی را ارسال کنند، دانلود کنند و ایمیل بفرستند.
بیشتر این دستگاه ها را می توان برای شرکت خریداری کرد یا اینکه برای چند وقت اجاره نمود. برخی از مدل های پیشرفته می توانند کدهای اکانت را ذخیره سازند، کپی های دوطرفه بگیرند، پرینت هایی با bleed کامل در اختیارتان بگذارند، اسناد را مرتب سازند، پانچ های سه سوراخی ایجاد نمایند و پرینت های شفافی بگیرند. هنوز هم برخی از دستگاه ها قابلیت هایی را ارائه می کنند که می توانند در هزینه های شما صرفه جویی کنند و خلاقیت و بهره وری را افزایش دهند.
اینگونه دستگاه ها دارای اتصال بی سیم هستند، ویرایش تصاویر دارند. قابلیت های امنیتی همچون تایید هویت بیومتریک را انجام می دهند و در انرژی صرفه جویی می کنند. وجود انواع مختلفی از دستگاه های کپی در بازار باعث شده است فرایند انتخاب دستگاه کپی بسیار خسته کننده باشد. این راهنما می تواند به انتخاب یک دستگاه کپی خوب به شما کمک کند.
انواع پرینتر:
اولین سوالی که باید به هنگام انتخاب دستگاه کپی و پرینتر از خود بپرسید این است که ایا به پرینتر تک رنگ نیاز دارید یا رنگی؟ بعد از اینکه پاسخ این سوال را پیدا کردید، می توانید به پیکربندی مدنظر خود فکر کنید. طراحی که انتخاب می کنید باید بر اساس بودجه، نیازها و مقدار فضایی باشد که در اختیار دارید.
نکته: به دنبال دستگاه کپی دیجیتال برای کسب وکار خود می گردید؟ اگر به دنبال کسب اطلاعات بیشتر هستید تا بتوانید انتخاب درستی داشته باشید، از سوالات زیر بهره ببرید.
به دنبال دستگاه کپی سیاه سفید یا رنگی هستید؟ دستگاه کپی سیاه سفید رنگی مطمئن نیستم، لطفا کمک کنید.
دفاتر کوچک یا خانگی:
دستگاه های کپی که برای دفاتر کوچک یا خانگی تهیه و طراحی شده اند معمولا اندازه دسکتاپ هستند تا در فضای اندکی که وجود دارد صرفه جویی نمایند. طراحی های این چنینی را می توان با قیمت 50 دلار خریداری کرد اما توصیه می کنیم. برای این دستگاه ها قیمتی بین 300 الی 700 دلار را پرداخت کنید. دستگاه های کپی با قیمت بسیار کم ممکن است برای استفاده های شخصی مفید باشند و نمی توانند نیازهای صاحبان کسب وکارهای کوچک را برآورده سازند.
دفتری:
دستگاه کپی دفتری اغلب اندازه بزرگ تری دارند یا به صورت ایستاده هستند. می توان از این دستگاه ها برای برطرف کردن نیازهای یک دفتر استفاده کرد. پرینترهای این چنینی را معمولا می توان به کمک شبکه به هم متصل کرد و اغلب در برگیرنده قابلیت های پرینت، اسکن، فکس و نیز پرینت از کاغذهایی با اندازه متفاوت هستند. قیمت پرینترهای دفتری از 1200 دلار آغاز می شود اما دستگاه های پیشرفته تر ممکن است قیمتی در حدود 5000 دلار نیز داشته باشند.
تولیدی:
اگر کسب وکار شما نیازمند پرینت هایی با حجم بالا، گرافیک های حرفه ای و گزینه های ویرایش سند پیشرفته است ممکن است بخواهید از پرینترهای تولیدی استفاده کنید. اینگونه پرینترها رزولوشون بالایی دارند که از 2400 در 1200 برای کپی های رنگی و 9600 در 600 برای کپی های سیاه سفید متغیر است. کپی های تولیدی بسته به قابلیت های خاصی که در اختیار افراد قرار می دهند هزینه های متغیری دارند اما دستگاه های کپی تولیدی entry-level معمولا از 7000 دلار آغاز می شوند و برای مدل های خاص به 25000 دلار نیز می رسند.
قابلیت هایی که باید با هم مقایسه شود:
نکات انتخاب دستگاه کپی:
سرعت و حجم پرینت:
سرعت پرینت یکی از جنبه های ضروری است که به هنگام انتخاب دستگاه کپی را باید دید. این عدد به صورت صفحه به ازای هر دقیقه درج می شود.
ظرفیت کاغذ:
معمولا این قابلیت به صورت tray یا cassette در برگه مشخصات ذکر می شود. در این بخش می توانید ظرفیت کاغذی که هر پرینتر دارد و نیز اندازه کاغذی که دستگاه می تواند بر روی آن پرینت کند را بیابید. مطمئن شوید که ظرفیت کاغذ و اندازه آن می توانید نیازهایتان را برطرف کند.
اسکن کردن:
تقریبا همه پرینترهای دفتری به صورت درون ساخت، اسکنر نیز دارند اما هر دستگاهی فیدر خودکار سند یا قابلیت اسکن دوطرفه را ندارد. فیدر سند در اسکنرها زمانی که می خواهید اسناد زیادی را اسکن کنید یک قابلیت ضروری است. قابلیت اسکن یا پرینت دوطرفه نیز برای افرادی که به دنبال آن هستند بسیار اهمیت دارد.
شما باید رزولوشون اختیاری اسکنر را در صورتی که می خواهید تصویر و سند متنی اسکن کنید مدنظر قرار دهید. برای اسکن سندهای اصلی، 600 پیکسل خوب است اما اگر می خواهید گرافیکی را اسکن کنید باید به دنبال 4800 پیکسل یا بالاتر از آن باشید. این عامل در انتخاب دستگاه کپی بسیار حیاتی است.
گرافیک ها:
پرینترهای تولیدی قابلیت های بسیار مختلفی برای گرافیک ها دارند. در پرینترهای تولیدی، رزولوشون 2400 در 2400 استاندارد است و مدیریت رنگ ضروری است. پرینترهای دفتری که برای پرینت سندهای کاغذی معمولا استفاده می شوند dpi پایین تری دارند. اگر در مورد سطح گرافیکی که قرار است استفاده کنید. مطمئن نیستید. با شرکت ارائه دهنده دستگاه تماس بگیرید و با آن ها مشورت کنید. این افراد می توانند بر اساس نیازی که شرکتتان دارد توصیه هایی ارائه کنند.
جوهر و تونر:
بهتر است مقدار جوهر و تونری که می توان از آن برای یک بازه زمانی استفاده کرد را مدنظر داشته باشید. قبل از اینکه بخواهید دستگاه کپی خاصی را انتخاب کنید، مطمئن شوید که در مورد تعداد کاغذهایی که هر کارتریج در اختیارتان قرار می دهد و هزینه تعویض آن اطلاعاتی کسب می کنید. به قابلیت استفاده از پرکننده های ثالث جوهر نیز نگاهی بیندازید.
حافظه:
اکثر دستگاه های کپی دیجیتال دارای نوعی از حافظه داخلی هستند که به آنها اجازه می دهد تعداد قابل توجهی اسناد و اسکن را در خود حفظ کنند. درایو داخلی مشابه هارد دیسک کامپیوتر است.
بسته به اندازه دستگاه، رم از 256 مگابایت تا 1.5 گیگابایت تغییر می کند و ظرفیت آن می تواند از 1.5 گیگابایت تا 1 ترابایت فضای ذخیره سازی متفاوت باشد.
خرید در مقابل اجاره:
اکثر شرکت هایی که ما در نظر داشتیم، فروش کپی و همچنین گزینه های اجاره ای را پیشنهاد می کنند. این یک سوال بزرگ برای بسیاری از صاحبان کسب و کار هاست و نمی توان پاسخ سریعی برای آن پیدا کرد.
هر دوی این روش ها مزایا و معایب مختلفی همچون مشوق های مالیاتی، مسائل مربوط به تعمیر و نگهداری، استهلاک و هزینه ها را دارند. اگر مطمئن نیستید که اجاره یا خرید برای کسب و کار شما مناسب است یا نه، راهنمای موجود در این سایت را مطالعه کنید.
موافقت نامه های تعمیر و نگهداری و خدمات:
قرارداد خدمات مرتبط با دستگاه های کپی دیجیتال شامل تونر،درام و تمام قطعات، نگهداری و تعمیرات می باشد. این خدمات به گونه ای طراحی شده اند که به کارکنان اداری و کارمندان کمک می کنند. از نگرانی در مورد سطوح تونر و عملکرد بلند مدت دستگاه آزاد باشند.
غلطک ها، تیغه های تمیز کردن و دیگر قسمت هایی که در طول زمان از بین می روند یا می شکنند. نیز معمولا پوشش داده می شوند. متاسفانه، “قطعات” دارای یک تعریف منحصر به فرد برای هر فروشنده است. به همین خاطر باید مطمئن شوید که لیست کامل از قطعاتی که پوشش داده شده است را تهیه می کنید. در انتخاب دستگاه کپی این مورد مهم است.